Uma equipe técnica do Arquivo Nacional viajou nesta segunda-feira (1º) ao Rio Grande do Sul, onde visitará acervos afetados pelas enchentes em diferentes cidades do estado. A instituição já vinha prestando auxílio por meios remotos desde 30 de abril. O apoio presencial é para acompanhar a situação atual dos documentos e das demandas de cada lugar.
Ainda nesta segunda-feira, estão previstas reuniões com a equipe do Arquivo Público do Rio Grande do Sul (Apers) e com outros representantes de instituições de guarda de acervos. Até a próxima quarta-feira (4), ocorrerão mais encontros e visitas a órgãos que tiveram acervos comprometidos na capital gaúcha.
Segundo o Arquivo Nacional, 19 órgãos do Estado entraram em contato e receberam orientações sobre preservação e recuperação de documentos. A instituição disponibiliza um serviço de helpdesk permanente por e-mail e aplicativos de mensagens.
As chuvas que atingiram o estado durante o mês de maio provocaram danos ao patrimônio público e privado. Em casos extremos, alguns documentos não podem ser recuperados e precisam ser eliminados. O processo deve seguir nota técnica emitida pela instituição, que recomenda a eliminação apenas quando as informações dos suportes estão totalmente inacessíveis. Quando os órgãos estão ligados à administração pública federal, é obrigatória a autorização expressa do Arquivo Nacional.
Os técnicos da Coordenação de Preservação do Acervo do AN realizaram testes e simularam a situação dos arquivos após as enchentes, para pensar em soluções mais eficientes no resgate de acervos. Os experimentos foram monitorados na fábrica de papel mantida pela instituição no Rio de Janeiro.
Uma das orientações dadas aos órgãos com acervos afetados pelas enchentes é para a tomada de decisões, como quando é preciso escolher quais documentos receberão prioridade em resgates. Aqueles identificados como de guarda permanente, que envolvem garantias de direitos e deveres dos cidadãos, podem ser priorizados. Exemplos são pastas com históricos e funcionários. Também entram na lista aqueles documentos que não têm cópias digitalizadas.
Outro exemplo de recomendação é a de congelamento do acervo, para casos em que a quantidade de documentos afetados pela água é maior do que a capacidade de monitoramento e tratamento. Por meio desse processo, o acervo é preservado e o tratamento é feito gradualmente de acordo com as possibilidades de cada órgão. O congelamento impede o crescimento de colônias de microrganismos que podem afetar ainda mais os documentos.