José Bráulio Petry Fonseca
No ambiente corporativo, as atas de reunião são fundamentais para registrar os acontecimentos. Seja em formato físico ou digital, elas preservam memórias e informam com segurança o que foi discutido e decidido.
Em um artigo recente, Minutes Are Worth the Minutes: Good Documentation Practices Improve Board Deliberations and Reduce Regulatory and Litigation Risk, Leo E. Strine Jr., ex-magistrado nos Estados Unidos, salienta a importância de atas bem elaboradas, fazendo recomendações de redação. O autor argumenta, com acerto, que atas bem elaboradas inclusive protegem as empresas e seus administradores de multas e pedidos indenizatórios em processos.
As recomendações de Strine Jr. são valiosas também para a realidade brasileira e nos convidam a pensar em melhores práticas de governança.
Nesse sentido, redigir as atas em tempo real, durante as reuniões, é importante para garantir a precisão das informações. Igualmente importante é que os participantes da reunião aprovem a ata logo após sua elaboração, o que assegura maior rigor na verificação do conteúdo.
As atas devem expor as circunstâncias das decisões, especialmente em transações complexas, como fusões e aquisições, sendo relevante o registro dos debates e a indicação das oportunidades de mercado, aspectos regulatórios, riscos e benefícios considerados.
É ótima prática, em acréscimo, anexar às atas os materiais de apoio usados na reunião, como apresentações e relatórios de consultoria, o que demonstra organização profissional.
Do ponto de vista regulatório, atas bem elaboradas transmitem uma imagem positiva aos agentes com poder sancionador. Em algumas situações, como Strine Jr. recorda, isso pode até reduzir o ímpeto de investigações mais rigorosas, como a quebra de sigilo de comunicações.
Da mesma forma, em processos judiciais, atas bem redigidas ajudam a evidenciar a ética e a diligência com que os atos foram praticados, favorecendo as empresas e seus administradores em ações indenizatórias de sócios e investidores insatisfeitos.
Em síntese, as boas práticas na elaboração de atas não apenas promovem a produtividade, mas também fortalecem as defesas em processos administrativos e judiciais, demonstrando a diligência e a ética das empresas e de seus líderes.
Advogado em Petry Fonseca Advocacia