Inteligência Artificial leva processo de gestão das empresas a um novo patamar

Você certamente já ouviu falar sobre Inteligência Artificial, não é mesmo? Apesar da popularização do termo, ainda há muita gente sem entender o que ele realmente significa. Mais ainda, é possível que muitas pessoas não tenham compreendido que sua aplicação no meio empresarial traz eficiência e vem se tornando indispensável.

Para deixar o entendimento bem simples, podemos definir a Inteligência Artificial como qualquer software que seja capaz de tomar decisões, por meio de algoritmos de análise, que levem a um objetivo desejado. Isso significa, que uma ferramenta dotada de Inteligência Artificial pode identificar padrões e analisar a melhor maneira de executar uma atividade determinada. Para isso, só precisa de uma fonte de dados. Ou seja, já temos à nossa disposição uma tecnologia que oferece milhares de aplicações possíveis.

Apesar de parecer futurístico, a Inteligência Artificial já faz parte da nossa rotina há algum tempo e vem se tornando cada vez mais próxima e acessível para empresas de todos os tamanhos e setores, proporcionando vantagens importantes para os negócios. Afinal, ela pode e deve ser utilizada como um braço de automação de tarefas e executar atividades que demandariam muito tempo e atenção por parte dos colaboradores. Esses, por sua vez, poderiam dedicar seus conhecimentos a operações mais estratégicas para a empresa.

Os processos mais burocráticos relacionados à gestão de um negócio podem facilmente ser executados por softwares desenvolvidos com a aplicação de Inteligência Artificial. No departamento financeiro de uma empresa, por exemplo, a tecnologia pode fazer a gestão das contas a pagar, automatizar os processos de emissão de notas e realizar o controle do faturamento. Também é um excelente meio para realizar o controle de estoque.

Em um cenário ainda mais promissor, se houver integração entre as plataformas de gestão, com Inteligência Artificial, utilizadas pela empresa e pelo escritório de contabilidade, torna-se possível a troca de informações e o compartilhamento de documentos de forma mais dinâmica, eficiente e segura. Com isso, um contador que dedicava metade do seu tempo às ações mais burocráticas da profissão, em atividades relacionadas à emissão de folha de pagamento, escrita fiscal e outras rotinas, ganha a oportunidade de se tornar mais produtivo e, principalmente, mais estratégico para as empresas atendidas ao dedicar atenção a atividades que mostrem diferencial, como em avaliações de mercado e da própria empresa que levem a uma redução da carga de impostos incidente sobre o negócio, por exemplo.

Em suma, ter uma ferramenta de gestão dotada de Inteligência Artificial e Big Data não só auxilia no aumento da produtividade ao automatizar tarefas repetitivas e burocráticas, como na economia de tempo e de recursos das empresas. O mais interessante é que essas plataformas já estão disponíveis no mercado brasileiro e podem se tornar aliadas de todas as companhias, inclusive de empresas de pequeno e médio portes, que muitas vezes encaram tecnologias como essas como itens inatingíveis ou inviáveis para os seus negócios. Ao contrário, a Inteligência Artificial é para todos!

 

Em um mundo corporativo em que os líderes estão sob pressão cada vez maior para maximizar o valor de cada real gasto por suas organizações, mais empresas estão priorizando uma abordagem abrangente e estratégica para a gestão de gastos corporativos (BSM - Business Spend Management).

Assim, baseados em benchmarks provenientes de mais de US$ 3 trilhões acumulados em transações reais de milhares de empresas em todo o mundo, reunimos aqui sete razões que podem maximizar a performance da gestão de gastos corporativos do seu negócio.

1. Incluir propósito nas compras

Atingir as metas de ESG (Environmental, Social, Governance) tornou-se um imperativo comercial de importância crescente - e espera-se cada vez mais que as empresas sejam capazes de mostrar um impacto mensurável. Comprar de fornecedores com critérios claros de diversidade, em particular, é uma prioridade emergente. As empresas com melhor desempenho neste KPI dedicam 24% dos gastos a fornecedores classificados como diversos (com base em uma gama de critérios estabelecidos pelos governos em todo o mundo). Essas empresas estão construindo um propósito real em suas operações no dia a dia, algo que muitos negócios têm buscado fazer.

2. Tornar os processos de S2C (sourcing-a-contratação) mais rápidos e eficientes

Ser capaz de criar, acessar e implementar contratos com fornecedores de modo rápido e eficiente é um elemento crítico para as empresas. Identificamos que, além de direcionar a maioria de seus gastos por meio de contratos com fornecedores confiáveis, as empresas de alto desempenho são capazes de acelerar o ritmo de aprovação, passando da solicitação de um contrato para a assinatura dentro de uma média de oito dias úteis. As empresas não precisam mais escolher entre atrasar as vantagens comerciais de novos acordos e começar a realizar as transações por pressão das operações, sem as proteções de um contrato.

3. Poupar tempo e dinheiro nos processos de compras

Os clientes de mais alta performance deixaram os pedidos de compra enviados manualmente no século passado. Essas empresas reportaram 99% de envio eletrônico de pedidos aos fornecedores, encurtando, na reformulação do processo, também o tempo do ciclo de atendimento a requisição de compra para 4,5 horas úteis. A agenda da equipe de suprimentos está cheia de responsabilidades que não existiam há alguns anos, e a digitalização dos processos transacionais permite que o time trabalhe de forma mais produtiva ao mesmo tempo que controlam uma maior parte dos orçamentos e reduzem gastos desnecessários.

4. Estruturar o gasto para facilitar o atendimento da necessidade dos usuários e simplificar o processo de compras

Uma experiência de compras tranquila e intuitiva para os usuários passa pelo aumento do percentual de gastos estruturados, ou seja, de requisições que consomem itens de catálogos internos (hospedado pelas empresas) ou externos (sites de B2B externos gerenciados pelos fornecedores - chamados de Punch-Outs), gerando um menor esforço e maior satisfação dos usuários e fornecedores, minimizando falhas de comunicação na cadeia e criando um aumento exponencial de produtividade no processo de compras. As empresas líderes nesta área contam com uma solução que facilita a criação e a gestão dos catálogos e atingem 64,8% de gastos transacionados de forma estruturada. O foco nessa área impulsiona a padronização da descrição dos itens, o enxugamento do cadastro de fornecedores e contém o alastramento descontrolado das compras pontuais, que trazem uma série de potenciais prejuízos às empresas.

5. Acelerar o processo de faturamento e pagamento por meio de ferramentas digitais

A digitalização e automação do processo de recebimento de faturas e de contas a pagar não resulta apenas em um processamento mais rápido, mas também em menos erros, menos fraudes, além de uma melhor governança. O benchmark global é 80% de processamento eletrônico de faturas, com tempo de ciclo de aprovação reduzido para 11 horas úteis.

6. Gerir riscos com mais sucesso por meio da homologação mais inteligente de novos fornecedores e terceiros

Programas bem-sucedidos são capazes de reduzir o tempo que os fornecedores levam para responder às solicitações de atualização de informações para 1,6 horas, enquanto aumentam a taxa de conclusão dos questionários de risco para 83%. No total, o processo de avaliação de risco de terceiros é encurtado para uma média de 37,4 horas. Conclusão: os programas BSM de alto desempenho são capazes de gerenciar mais rápida e efetivamente o risco crítico envolvido no relacionamento entre compradores e vendedores.

7. Aprovar mais rapidamente os relatórios de despesas

Com que rapidez? Viva a experiência de ter somente 6,5 horas úteis entre o envio de um relatório de despesas e o tempo em que é aprovado para pagamento. Isto é uma grande economia de tempo (e, para os funcionários, uma economia de frustração). Como o processo é simplificado, as empresas de alto desempenho relatam que 98% dos itens do relatório de despesas estão dentro da política, reduzindo o risco e a carga administrativa das auditorias manuais. Uma gestão de despesas mais inteligente pode reduzir fraudes com despesas corporativas, garantir a conformidade e melhorar drasticamente a eficiência. Esses dados refletem os melhores desempenhos encontrados dentro de nossa comunidade. É bom reforçar que essa mesma comunidade torna possível que qualquer empresa utilize os insights comerciais e processuais derivados destas métricas.