A emissão de notas fiscais faz parte da rotina diária de qualquer negócio, mas, se a operação for realizada de forma incorreta, pode causar à empresa prejuízos, danos de imagem e até mesmo multas e outras punições.
"Mesmo com todos esses riscos, o preenchimento de notas fiscais com erros é mais comum do que se imagina", destaca Carlos Dias, diretor de Portfólio de Produtos & Integrações da IOB.
De acordo com estudo realizado no primeiro semestre de 2024 pela IOB, que une inteligência em legislação e tecnologia avançada para resolver os desafios de contadores e de empresas de todos os portes, 70% das empresas pesquisadas emitiram notas fiscais com algum erro ou informação tributária divergente, muitas vezes resultando no recolhimento de impostos a maior ou a menor.
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"O fato de a empresa conseguir transmitir a nota não garante que ela esteja correta", comenta o Diretor da IOB, e continua: "Se as variáveis estiverem divergentes, quem emitiu a nota pode sofrer penalidades futuramente".
Alguns dos erros mais comuns identificados
1. Composição de base de cálculo de forma equivocada
A base de cálculo do imposto, por vezes, tem muitas incidências - ou seja, um imposto sobre o outro, o que pode incorrer em impostos pagos a maior. Em alguns casos, na hora de emitir a nota fiscal, algumas empresas acabam por tributar o ICMS junto com a base de cálculo do PIS/Cofins, gerando uma bitributação, numa base de cálculo montada de forma equivocada.
2. Utilização de alíquotas erradas
A escolha das alíquotas corretas é um dos principais pontos de atenção durante a emissão de notas fiscais. Isto ocorre porque há uma grande variedade de alíquotas de acordo com a unidade da federação, os produtos, o tipo da operação, a natureza da nota etc. São muitas alíquotas definidas por lei e por várias esferas (federal, estadual e municipal), portanto, exigem um cuidado redobrado no preenchimento.
3. Erros de cálculo ICMS-ST
ICMS-ST é um dos impostos mais difíceis de se calcular dentro da legislação brasileira. Para calcular o ICMS-ST, existem muitas variáveis que precisam ser entendidas no cálculo, como a própria base de cálculo, que possui várias modalidades, o MVA, que é a margem de valor agregado, definida por estado e que varia de acordo com a mercadoria, Alíquota interna, dentre outras.
4. Enquadramento de CEST
O Código Especificador da Substituição Tributária "é uma segunda classificação de produtos, semelhante a dinâmica do NCM, mas visa identificar mercadorias e bens sujeitos ao regime de substituição tributária," diz Carlos Dias. Cada produto tem uma classificação fiscal e, quando há incidência de ICMS-ST, é preciso informar o CEST. Apesar de ser uma legislação obrigatória, a SEFAZ aceita a transmissão da nota sem o CEST, ocasionando problemas futuros neste tipo de operação.
5. Informações incorretas no NCM, CFOP e CST
Além de todas as variáveis acima, a nota fiscal ainda conta com elementos estruturantes que definem todo comportamento fiscal da operação, entre eles, o NCM, o CFOP e CST que também possui sua variação para as empresas do Simples Nacional, que é o CSOSN. Assim, se houver elementos divergentes, a nota será emitida de maneira errada.
Pequenas empresas preveem impactos da reforma tributária
As pequenas empresas brasileiras estão se preparando para mudanças significativas com a reforma tributária. De acordo com a Sondagem Omie das Pequenas Empresas, pesquisa da Omie, plataforma de gestão (ERP) na nuvem, realizada recentemente com 285 líderes de CNPJs optantes pelo Simples Nacional, 65% dos ouvidos, entre CEOs, diretores, sócios, gerentes e empresários acreditam que as novas regras afetarão diretamente os seus negócios.
Enquanto 26% dos entrevistados não sabem avaliar o impacto da reforma, apenas 9% acreditam que a mesma não terá influência no seu dia a dia. Para o economista Felipe Beraldi, gerente de Indicadores e Estudos Econômicos da Omie, as mudanças trazem oportunidades, mas também desafios. Especialmente no entendimento das alterações e dos prazos para adaptação.
"A pesquisa mostrou que 59% dos empresários sabem que a principal mudança será a criação do Imposto sobre Valor Agregado (IVA) e a eliminação da cumulatividade de impostos", explica Beraldi. O IVA visa unificar cinco tributos - ICMS, ISS, IPI, PIS e Cofins - em uma cobrança única, contribuindo para maior transparência e simplificação do recolhimento.
Apesar da expectativa de simplificação, Beraldi alerta que o processo será complexo. "As empresas precisam começar a preparação e adaptação às mudanças. Quanto antes compreenderem as novas regras da reforma, mais fácil será reavaliar o fluxo de caixa, capital de giro, regime tributário, cadeia de fornecimento e preços", afirma.
A transição para o novo sistema tributário será gradual. A implementação começa em 2026 e segue até 2033, quando a Reforma Tributária estará plenamente em vigor. Durante esse período, haverá um regime de convivência entre o sistema atual e o novo, o que exigirá atenção dos gestores e dos seus contadores.
"Embora a reforma tenha a promessa de simplificar a gestão tributária a longo prazo e reduzir distorções, no curto prazo, é certo que essa duplicidade irá gerar um grande aumento da complexidade, o que irá demandar mudanças significativas nos processos internos de qualquer negócio, especialmente das pequenas empresas", afirma Marcelo Lombardo, cofundador e CEO da Omie.
Além dos desafios, a reforma pode representar uma grande oportunidade para os profissionais contábeis, cujos papéis se tornam ainda mais estratégicos durante a implementação das novas regras. Não por acaso, a pesquisa revelou que 75% das pequenas empresas consideram que o contador será essencial nesse momento. A pesquisa também reforça a necessidade de uma comunicação mais eficaz, para garantir que as atualizações da reforma cheguem aos empresários de forma clara e rápida.