Aumentar a eficiência das rotinas dos escritórios de Contabilidade diante da complexidade da legislação tributária brasileira é o grande desafio dos profissionais da área. A eficiência também é fundamental para melhorar a experiência dos clientes e aumentar a fidelidade.
Tornar um escritório mais eficaz significa tornar as rotinas mais ágeis, mantendo em dia obrigações fiscais, controles de fluxo de caixa e de pessoal, entre outros. É fundamental para garantir a saúde do negócio a curto, médio e longo prazos. Quanto maior a carteira de clientes, mais difícil será manter todas as obrigações em dia e, por consequência, a saúde da empresa.
Os sistemas de contabilidade online têm sido os melhores parceiros para facilitar o trabalho manual, além de agilizar e dar maior segurança aos processos. As gestões contábil e fiscal pela internet dispensam arquivos, papéis e mão de obra. Quando o empresário recebe informações precisas e com certa agilidade ele terá uma bagagem maior para tomar decisões mais assertivas em processos relacionados ao seu negócio.
Com vistas à essa rapidez na prestação do serviço, empresas contábeis e da área de tecnologia vêm se empenhando na criação de ferramentas que facilitem os processos internos, tornando as operações mais enxutas. É o caso da empresa iCount Plus, que criou uma plataforma all-in-one para contadores, com ferramentas de gestão, serviços e produtos para contadores com alta demanda e que podem prestar suporte na administração empresarial. "O desafio enfrentado por esses profissionais é significativo, devido à alta demanda por questões legais e o tempo gasto em atendimentos, muitas vezes com dúvidas recorrentes ou solicitações de documentos, que representam cerca de 30% das interações", explica o CEO da iCount, Lucas Bugati.
Plataformas e softwares de contabilidade estão cada vez mais disponíveis no mercado para gestões contábil, fiscal e financeira de empresas. Cabe ao profissional da área avaliar o que se enquadra melhor às suas necessidades e também as do seu cliente.
A chamada Contabilidade 4.0 se utiliza de ferramentas de integração e automatização. Com elas, além da agilidade, o escritório aumenta sua competitividade, uma vez que acompanha tendências e aumenta a assertividade do serviço prestado ao cliente. Exemplo é a rapidez na troca de informações, uma vez que o acesso às informações deixa de ser via papeis e passam a estar na nuvem, com fácil acesso. Com um acesso mais ágil, mais rápidas são concluídas as demandas. A produtividade, portanto, passa a ser maior. Conciliações e balanços são duas de inúmeras atividades que podem ser realizadas por softwares.
Entre as ferramentas mais conhecidas estão a Conta Azul, reconhecida como um ERP, sistema que envolve todos os processos empresariais necessários para administrar uma empresa, como finanças, RH, produção, cadeia de suprimentos e serviços, entre outros. As funcionalidades do sistema em nuvem otimizam as rotinas de cobranças, pagamentos, vendas, conciliações bancárias, gráficos e relatórios. Considerado um dos mais completos, ele permite cálculos e emissão de guias de impostos com poucos cliques efetividade e até abertura de uma nova empresa, com suporte 100% on-line.
Embora a realidade de cada escritório seja diferenciada, o certo, para todos eles, é o custo-benefício com a adição de ferramentas. Os produtos digitais reduzem custos e melhoram o desempenho de clientes, o que, por consequência, aumentam a receita.
'Desenvolvemos uma plataforma para curar a nossa dor'
Bugati defende democratizar a tecnologia para escritórios, de forma a alcançar o maior número de pessoas possível
iCount Plus/Divulgação/JCLucas Bugati é contador, auditor, consultor e perito, mas, como divulga em seu perfil, gosta mesmo é de empreender. O CEO da startup iCount Plus, empresa de São José do Rio Preto, em São Paulo, já trabalhou em uma Big Four, como são chamadas as quatro maiores empresas de auditoria do mundo, e levou a experiência para o negócio próprio.
Depois disso, o foco passou a ser a construção de uma plataforma de Contabilidade Gerencial que promovesse a melhor experiência na prestação de serviços contábeis e a maior eficiência para escritórios convencionais. Com 36 anos e toda formação em grandes empresas, Bugati levou a expertise para empreendimentos menores. "Desenvolvemos uma plataforma para curar a nossa dor", disse, em entrevista ao JC Contabilidade, ao relatar como funciona a plataforma all-in-one, ferramenta de gestão, serviços e produtos.
JC Contabilidade - O que é um escritório contábil eficiente?
Lucas Bugati - O que acontece hoje é que ainda há uma dependência de informação por parte do cliente ao serviço do empresário. E existe uma situação que é o atendimento a esse empresário. O padrão, basicamente, é: o cliente pede informação e o contador disponibiliza, e ele pede novamente, e o processo se repete. Quando a gente começou a crescer como serviço de contabilidade, percebemos que tínhamos que desenvolver alguma tecnologia. E aí começamos nesse desenvolvimento, focando, em um primeiro momento, na experiência do empresário em relação ao serviço contábil.
Contab - O que é ter uma boa experiência em relação ao serviço contábil?
Bugati - O cliente não precisar ficar esperando do contador aquela informação que é da própria empresa dele. Por exemplo: você quer uma demonstração de faturamento para abrir uma conta no banco. Em um escritório tradicional, você vai pedir para o contador e vai ficar esperando ele mandar, e, às vezes, é questão de um dia, dois dias. Nós desenvolvemos tecnologia para melhorar essa experiência. Nessa mesma esteira, percebemos que essa melhora da experiência na prestação de serviço em relação à contabilidade traz para o escritório a eficiência operacional.
Contab - Isso significa otimizar a rotinas internas?
Bugati - É basicamente isso. O nosso intuito, como solução tecnológica, é democratizar a tecnologia para escritórios de contabilidade tradicionais para que esses escritórios possam oferecer uma melhor experiência para os seus clientes e, consequentemente, trazer ganhos operacionais em termos de eficiência para essas operações contábeis.
Contab - Poderias citar as melhores ferramentas de gestão?
Bugati - O contador tem muitas obrigações acessórias pelo complexo cenário tributário no Brasil. Dentro desse contexto, se você não entregar no prazo, você tem multas. É requerido para todo o escritório, independentemente do tamanho, desde o day one, digamos assim, que ele tenha uma ferramenta de controle de processos e solicitações, para que ele não se perca. Nós trazemos isso dentro da tecnologia, o contador consegue ter todo o controle de processos de solicitações. É isso: uma ferramenta de Gestão de Processos visando não perder prazos ou pagar multas. Esse é um ponto fundamental para toda a operação contábil.
Contab - Como funciona a ferramenta desenvolvida pela iCount?
Bugati - Desenvolvemos a tecnologia para resolver a nossa dor. O que aconteceu no primeiro momento? Eu entregava uma plataforma para o meu cliente para ele pegar as informações que eu, contador, disponibilizo para ele. O que acontece quando você não acessa essa solução todo dia? A chance de ir por outro caminho, ou seja, você mandar uma mensagem pedindo uma informação que já está lá disponível para você, é maior. E aí nós trouxemos uma ferramenta all-in-one, tudo em um só lugar. É uma plataforma onde o empresário tem toda a entrega do serviço contábil, incluindo gestão de pessoas, ferramentas de gestão, financeira e estratégia. Com essas ferramentas, a plataforma se torna essencial. Você vai ver o que precisa pagar, o que tem para receber, quais são os indicadores de desempenho. Um escritório tradicional, no Brasil, utiliza, no mínimo, três ferramentas, ou seja, três softwares. Então, precisa ter três usuários, três senhas, "três tudo". Um escritório bem em termos de gestão, vai usar cinco ferramentas. Com a iCloud, eu elimino quatro ferramentas.
Contab - Qual o diferencial de um escritório que usa esse tipo de plataforma?
Bugati - A redução no número de atendimento em uma média de 30%, e a automação de 90% no departamento contábil. No departamento pessoal, é possível um ganho de 70%, e estamos trabalhando para chegar em 80% ou 90%; e, no fiscal, na ordem de 60% ou 70%. Somados, esses ganhos chegam, em média, a 50% mais eficiência operacional.
Contab - O contador passa a ter um outro perfil a partir dessas soluções?
Bugati - Ele deixa de ser um papel mais de processador de dados, de informação, e passa a ter tempo para a fazer um papel muito mais consultivo. Por isso que nós disponibilizamos a ferramenta de gestão - que nós chamamos gestão financeira e orçamentária, e a gestão estratégica para que o contador, se sobrar tempo, tenha capacidade de fazer, sem precisar oferecer outra solução para o cliente dele. Ele consegue dar um trabalho de consultoria com o cliente dele usando a nossa própria ferramenta. E aí é onde esse cliente ele consegue enxergar valor.
Softwares disponíveis
Por assinatura ou por pacote, as soluções tecnológicas disponíveis no mercado oferecem diferentes facilidades. Cabe ao profissional da Contabilidade escolher quais os mais vantajosos para cada realidade do escritório e do cliente. Abaixo, alguns exemplos disponíveis no mercado.
iCount Plus - Oferece ferramenta que insere todos os dados do negócio em um só lugar, com a possibilidade de serem acessados de forma ágil e fácil, em qualquer lugar e momento que o contador estiver. Centraliza em uma única ferramenta o controle de arquivos, atendimentos, dados dos clientes, gerenciamento das tarefas da equipe interna e possibilitar a disponibilização de informações em massa.
Contabilizei - Atende mais de 20 mil negócios em São Paulo, a Contabilizei permite, por exemplo, o cálculo e a emissão de guias de impostos com poucos cliques, abertura de empresas, emissão de certificado digital e suporte 100% on-line.
Nibo - A plataforma permite acompanhamento de fluxo de caixa, automatização de cobranças e gerenciamento de contas, além de central de cobranças
Omie ERP - Software para PMEs, dá acesso ao sistema financeiro em tempo real para emissão de boletos, controle de fluxo de caixa e administração de conta bancária.
ContaAzul - A plataforma é reconhecida como ERP financeiro em nuvem com grande facilidade de usar. Entre as funcionalidades estão cobranças, geração de notas fiscais, geração de relatórios e conciliação bancária
e-Contab - A plataforma oferece sistemas de administrador de escritório, controle patrimonial, financeiro, NFe, com atendimento via WhatsApp comercial.