A tecnologia mudou as rotinas de profissionais autônomos, escritórios e empresas de todas as áreas. A era digital diminuiu burocracias e agilizou rotinas internas e externas, permitindo o acesso a portais e deixando para trás processos manuais com base em papéis. A criação do e-CNPJ permitiu um avanço ainda maior quando o assunto é facilidades para as empresas, conferindo a elas uma identidade no mundo virtual.
Regulamentado pela Instrução Normativa RFB 1994/2020, o e-CNPJ, também conhecido certificado digital, é a identidade digital da pessoa física e jurídica. Ele é o "RG" voltado para o mundo digital, dando legitimidade às operações realizadas pela empresa, isso é, atua como uma assinatura digital. A identidade digital contém informações sobre nome, CNPJ, endereço e dados de contato, permitindo a identificação do seu titular.
A segurança e confiabilidade dos processos com e-CNPJ são dados pelas certificadoras, autoridades credenciadas responsáveis pela sua emissão. Essas certificadoras dão autenticidade e a mesma validade jurídica de uma assinatura em papel. Também chamado de assinatura eletrônica, o certificado digital usa chaves criptográficas para confirmar a identidade da empresa.
O e-CNPJ permite uma diversidade de serviços e a comunicação com portais oficiais, como, por exemplo, o da Receita Federal, por onde são feitas as prestações das obrigações contábeis principais e acessórias das empresas. Dispensando a presença física, a ferramenta dá agilidade e diminui custos, além de ser sustentável.
A partir do certificado digital, processos burocráticos podem ser realizados virtualmente e bancos de dados passam a ser armazenados em nuvens. Ele pode ser adquirido em forma de programa, baixado no computador, utilizado a partir de um cartão inteligente ou de token.
Uma vez instalado, pode ser usado para confirmar a identidade e para emitir notas fiscais e realizar transações bancárias.
Não há restrição para a adoção do e-CNPJ, ou seja, qualquer empresa pode usar a ferramenta, independentemente do seu tamanho, mas ele será ainda mais necessário quanto maior for o porte da companhia.
Por outro lado, a tecnologia confere à empresa segurança no mundo virtual, mesmo para as micro e pequenas. Não ter um e-CNPJ abre a possibilidade de as organizações ficarem sujeitas a fraudes ou falsificações e, por consequência, sofrerem com problemas jurídicos e perdas financeiras.
Existe um risco importante em realizar transações online sem uma assinatura digital confiável. Em resumo, a empresa, sem o e-CNPJ, fica mais vulnerável a ataques cibernéticos.
Entre as vantagens do e-CNPJ, a praticidade tem destaque, uma vez que é possível realizar, de dentro do escritório, transações importantes que antes eram feitas somente de forma presencial, como, por exemplo, exigências de pagamento de taxas e reconhecimento de firma. As obrigações com o Fisco podem ser feitas através de login nos portais e, por ali, enviados os documentos exigidos pela Receita.
São inúmeras as vantagens em transações a partir do e-CNPJ, o que, por outro lado, traz a responsabilidade na posse e no uso da ferramenta. O advogado Guilherme Barcellos, da sócio-diretor da RMMG Advogados e especialista em contencioso societário, cita a impossibilidade de, atualmente, empresas não adotarem a ferramenta.
"Para as empresas fora do Simples, a burocracia é muito especial. Por exemplo: para fazer um PER/DCOMP (uma compensação de tributos)", explica, ao citar a necessidade de acesso ao portal eCac via e-CNPJ. Obter um e-CNPJ traz facilidades e também responsabilidades. Embora ainda tenha resistência por parte de alguns profissionais, a ferramenta já se tornou imprescindível no mundo digital. Tanto para empresários, como para suas equipes.
e-CNPJ é muito mais seguro do que o papel, destaca especialista
Mundo não comporta mais processos manuais, defende Barcellos, ao listar as vantagens do documento eletrônico
Divulgação/JCPara abrir uma empresa, não existe obrigatoriedade de, com ela, ser criado o e-CNPJ. Entretanto, para que essa organização se corresponda com portais, especialmente os portais do Fisco, será fundamental a criação de um certificado digital. É a forma pela qual o portal público tem a garantia de que quem está fazendo determinada operação é a empresa.
São inúmeras as facilidades de transações a partir do e-CNPJ, o que, por outro lado, traz com ele a responsabilidade na posse e no uso da ferramenta. O advogado Guilherme Barcellos, da sócio-diretor da RMMG Advogados e especialista em contencioso societário, falou ao JC Contabilidade sobre o uso e atribuições de quem utiliza o e-CNPJ.
JC Contabilidade - O e-CNPJ é seguro para as empresas?
Guilherme Barcellos - Ele tem um padrão de segurança plenamente aceitável, com um emissor de certificado, criptografia, chaves. Tem uma autoridade no Brasil que trata disso, existe um padrão internacional que a gente segue. Eu diria que ele é muito satisfatório. Se me perguntarem é um trâmite 100% seguro? É muito mais do que o de papel, exponencialmente melhor.
Contab - A maior vantagem é a agilidade para as empresas?
Barcellos - Ele é muito mais ágil e, mais do que isso, é muito importante. O Fisco tem uma função muito importante, tem que auditar o que chega. É impossível pegar uma empresa como a Renner (maior varejista do Brasil, com 672 lojas), por exemplo, que tem milhões de lançamentos. Se isso fosse manual, iria custar uma infinidade de dinheiro ter pessoas que preenchessem esses livros, essas declarações. Imagina ter que fazer um lançamento no livro diário que houve uma venda. Necessariamente, precisa de tecnologia. O mundo cresceu, temos que fazer de forma tecnológica. E para o Fisco poder auditar também é preciso que venha de forma tecnológica, não é mais possível mais cruzar informações à mão. (Técnicos do Fisco) vivem de fazer softwares para que possam auditar as informações. Estabelecem sistemas que têm que serem acessados com determinado padrão para que eles possam auditar. O portal Sped é isso: é o formato que o Fisco exige para que eles possam auditar. Tão importante quanto pagar o imposto é informar o Fisco sobre quais as movimentações que aconteceram. E essa informação tem que ser em formato específico que são os livros eletrônicos. São formatos que vamos criando para que tenhamos algum grau de confiabilidade sobre os dados e sobre o que está acontecendo com a empresa.
Contab - Em relação à segurança da empresa, quem pode ter acesso a esse e-CNPJ?
Barcellos - Essa é uma questão interna, puramente organizacional. Via de regra, quem está autorizado a usar são os administradores, as pessoas que representam a empresa, quem responde por ela. Mas não tem como exigir em uma Renner, voltando ao exemplo, que o Galló (José Galló, CEO da empresa) ficasse com a função o tempo todo. Existe um departamento financeiro encarregado de fazer isso. E há uma presunção de que quem está acessando tem poderes. Pode haver um caso de furto de certificado digital? Pode. Mas há uma presunção de que quem está acessando pode acessar. É uma presunção difícil de ser afastada.
Contab - Se a empresa negocia em cartório, há exigência de contrato social. Para transações via digital, não é preciso. Não é um risco?
Barcellos - Contrato social é o ato que constitui a sociedade e que é público. São as principais regras: quem são os sócios, qual o tipo de sociedade, qual a atividade que exerce, qual o capital social. Isso fica na Junta Comercial. Entre as regras do contrato social, precisa haver a indicação de quem administra a sociedade, que também é pública. O administrador é quem pode requerer o certificado digital porque não é tão fácil de comprar. Tem que buscar uma autoridade certificadora, tem que mandar o contrato social, tem que provar que sou o administrador, enfim, tem obrigação de respeitar esses procedimentos. Não é tão simples. Quem compra é sempre o administrador. No meu escritório, usamos um cartão. Eu posso acessar (portais) com a senha. Como regra, é o administrador que tem que ter o cartão. Se ele delega a posse, ele se responsabiliza por isso. É como um talão de cheque assinado. Os cartórios são muito mais burocráticos, com método manual. Mas é impossível viver nesta forma. A segurança do cartório custa muito caro.
Contab - É comum passar essa função a contadores e até terceirizados?
Barcellos - É muito comum. Quem faz essas obrigações, via de regra são os contadores. Para ele fazer as declarações, ele precisa de certificado digital. Não tem nenhuma ilegalidade em transmitir a posse do certificado para outra pessoa. Assim como não tem nenhuma ilegalidade em transferir um talão de cheques assinado, mas respondo pelos cheques que, eventualmente, forem transmitidos. Acho que o mais adequado seria que, se houver a transferência da posse, isso ficasse documentado. Na minha concepção, não haveria nenhum problema de transferir o certificado para outra pessoa, com um contador. Todo mundo faz e vai continuar fazendo. Mas eu faria um termo com a finalidade específica. Assim como o contador tem que observar a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), tem que observar os cuidados com o certificado. Acredito que seria sempre bom documentar o que está acontecendo.
Contab - Como respaldo?
Barcellos - É um respaldo porque, eventualmente, o contador usou para uma atividade externa, posso até discutir se tenho responsabilidade ou não, dentro de um parâmetro, de um standard de normalidade.
Como criar o e-CNPJ?
A empresa deve escolher o e-CNPJ adequado à sua necessidade, em geral, com orientação dada por um contador.
Os dados do solicitante serão repassados para uma Autoridade Certificadora (AC), que verificará toda a documentação e emitirá o certificado.
Esse mesmo processo deverá se repetir toda vez que o prazo expirar para a renovação da assinatura.
Qual o valor de um e-CNPJ?
Existem cinco tipos, com valores entre R$ 250 a R$ 500, dependendo do tipo e da validade do certificado (até 3 anos):
A1, através de download
A3, através de cartão inteligente ou Token
A3 Cartão
A3 Cartão e Leitora
A3 Token