Caren Mello, especial para o JC
O Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) finalizou nesta semana a fase de testes do FGTS Digital, a nova forma de gestão integrada de todo o processo de arrecadação do Fundo de Garantia e Tempo de Serviço. Depois de alguns meses de avaliações da solução e, a partir de agora, de adequação, o sistema deve entrar em funcionamento, oficialmente, a partir de 1º. de março, o que já está sendo comemorado entre escritórios e profissionais de Contabilidade. O período de preparação para entrada efetiva da operação segue até 29 de fevereiro.
A solução digital foi criada com o objetivo de gerenciar os processos de recolhimento do Fundo de Garantia. Ela facilita o cumprimento por parte das empresas e dá acesso direto aos trabalhadores. Assim como aconteceu com o eSocial, a criação e implantação dessa nova modalidade está sendo acompanhada com expectativa pelos profissionais da área, uma vez que a previsão é de que o trabalho passe a ser mais rápido e qualificado.
Mais do que agilidade, dará maior segurança nas apurações, sobretudo em função da comunicação com o eSocial. O FGTS Digital irá aperfeiçoar diversos processos, entre eles a arrecadação, o acesso a informações por trabalhadores e empregadores. A partir da integração de dados com o eSocial, será possível a emissão de guias rápidas e individualizadas e recolher várias competências em um único documento. Também serão otimizados estornos, restituições e parcelamentos.
Junto com a segurança de operações, a novidade também tem como característica a transparência na relação do empregador com o FGTS. O trabalhador terá acesso permanente a relatórios de recolhimentos e extratos da sua conta.
Contadores apontam que, entre os principais benefícios, estão o fim de diversas burocracias e os custos com várias operações e tarifas bancárias. Também haverá uma diminuição do tempo despendido na emissão de guias e cálculo de indenizações e multas.
O FGTS Digital traz, ainda, como facilidade a possibilidade de pagamento via Pix. As guias de pagamentos serão emitidas no portal ou na própria tela do ambiente web do eSocial. De acordo com o prometido pelo MTE, a inovação possui sistemas próprios para gerenciar, controlar e automatizar os procedimentos de restituição ou de compensação de valores pagos indevidamente.
Outra alteração a ser adotada é o prazo de recolhimento, que passará do dia sete para o vigésimo dia do mês seguinte ao da competência. Então, efetivamente, só entrará a partir de abril (competência março). A ferramenta também libera nova funcionalidade para importação de dados para cálculo da multa do FGTS (indenização compensatória) para vários trabalhadores de forma simultânea (em lote).
Todas essas implementações foram discutidas com representantes da sociedade civil. Responsável pelo desenvolvimento da ferramenta, a Secretaria de Inspeção do Trabalho do MTE desenhou com esse grupo soluções do sistema. Os testes foram disponibilizados para os empregadores que avaliaram a apresentação das informações em integração com o eSocial e a emissão de guias simuladas, sem validade jurídica ou QRCode.
O período de testes chegou a ser prorrogado algumas vezes, antes de ser colocado de forma definitiva no ano passado. Diversas instituições patronais solicitaram mais prazo para testes e ajustes nos processos internos. O próprio MTE entendeu ser essencial estender o prazo para garantir uma transição mais tranquila. Outra situação que dificultou a implementação foi a calamidade decretada em municípios do Rio Grande do Sul, além da substituição neste mês de janeiro de outras obrigações acessórias pelo eSocial.
Enquanto o sistema não é colocado em prática definitivamente, os empregadores devem aproveitar para rever processos internos e conferir se as informações relacionadas ao FGTS estão sendo declaradas corretamente via eSocial.
Novo sistema trará mais agilidade e melhoria dos processos
Paula festeja a chegada da medida e projeta impacto significativo na rotina
PAULA DAHMER/ARQUIVO PESSOAL/JCA chegada oficial do FGTS Digital, assim como todo seu processo de criação, está sendo acompanhada com expectativa pelos profissionais da área. A previsão é de que as rotinas nos escritórios sejam muito impactadas, em função da agilidade da nova ferramenta e, como consequência, da diminuição do tempo despendido. As funcionalidades são diversas.
Hoje, por exemplo, para recolher o FGTS de apenas um trabalhador, a empresa tem que transmitir o de todos os outros, mesmo que já tenha efetuado o recolhimento. Na nova versão, é possível recebe dados por trabalhador, sem necessidade de reenviar declaração dos demais.
Outra facilidade diz respeito à perda de arquivos transmitidos e seu protocolo, o que exige gerar guia pelo Conectividade Social. Pelo FGTS Digital, é possível a reimpressão de guias e relatórios online.
Outro exemplo é o repositório online disponível para download, enquanto que o sistema atual exige guardar um backup com informações de meses anteriores caso seja necessário alguma retificação ou recolhimento de diferenças.
Outro exemplo é o repositório online disponível para download, enquanto que o sistema atual exige guardar um backup com informações de meses anteriores caso seja necessário alguma retificação ou recolhimento de diferenças.
O número de facilidades está motivando profissionais contábeis, mesmo aqueles com rotinas que têm base em tecnologia. A diretora da Dahmer Contabilidade, Paula Dahmer, relata que vem acompanhando com muita expectativa. Embora ainda sem muita certeza de que o sistema entre, efetivamente, em vigor em março, Paula projeta um impacto significativo no dia a dia do escritório de assessoria em gestão empresarial, conhecido pela adoção de diversos soluções tecnológicas nos processos internos.
JC Contabilidade - O que muda nas rotinas dos escritórios de Contabilidade?
Paula Dahmer - Existe esta grande expectativa porque temos muitas dificuldades com os sistemas da Caixa Federal, que não estão mais atualizados com o nosso dia a dia. São antigos, com uma enorme burocracia. O que se espera é uma maior agilidade porque teremos mais integração. Hoje fazemos a entrega do eSocial, mas ele não se comunica com o FGTS, temos que trabalhar as informações tanto para o eSocial quanto para a alimentação do FGTS. Com o digital, esses dados passam a ser integrados. O novo sistema vai trazer mais agilidade e melhora dos nossos processos.
Contab - Quais as rotinas que serão alteradas?
Paula - A plataforma passa a ser mesma, com todas as informações centralizadas em um mesmo banco de dados que é o banco da Receita Federal. Como estarão integrados, nos traz mais agilidade. E vai mudar o prazo para apuração. Ele vence no dia 7 de cada mês, mas vai passar para o dia 20, junto com outros tributos da folha. É uma mudança significativa tanto para nós, na questão da apuração, quanto para o próprio cliente, que vai ter um tempo maior para o pagamento. Outra vantagem é o recolhimento via Pix. As mudanças que vão modernizar a operação, tornando-a mais fácil, vêm ao encontro de todo o resto do nosso trabalho. O sentimento que tínhamos é que o FGTS estava ficando para trás, arcaico, e que o resto estava evoluindo.
Contab - O processo de implementação está sendo semelhante ao do eSocial?
Paula - Com o eSocial foi pior. Criávamos uma expectativa para o cliente se atualizar, para mudar a rotina, e, quando estava tudo afinado, prorrogavam. Até que saiu, e quando saiu foi um período para todo o pessoal se adequar, se atualizar, surgiram muitas dúvidas, o sistema não estava totalmente pronto. Quando todo mundo começar a usar é que vamos ver, na prática, como vai funcionar. Foi uma praticidade muito grande e agora com o FGTS Digital, tudo tende a melhorar muito.
Contab - Qual sua avaliação da interface? É de fácil navegação?
Paula - A grande facilidade é que ele pode ser usado com o gov.br, que é o que já usamos para tudo. Facilita muito ter um acesso centralizado e, também ele tem a mesma lógica de acesso que outros órgãos utilizam, no mesmo formato de visualização.
Contab - Há outras rotinas que poderiam estar digitalizadas?
Paula - O FGTS Digital era uma grande expectativa porque estava bem atrasado. O Portal Nacional de Notas Fiscais está evoluindo, mas ainda bem devagar. Porto Alegre é um piloto aqui no RS, mas precisamos que todas as outras passem a aderir. A preocupação é que as prefeituras que tenham menos recursos não possam fazer essa migração. Quando todas as prefeituras estiverem no sistema, vai facilitar muito o processo das empresas contábeis. Temos que coletar notas de várias prefeituras e, se o cliente não tem em mãos, se não manda dentro do prazo, não tem onde buscar. A descentralização ainda é um problema, complica nosso trabalho. Ainda estamos bem longe de chegar em um ideal.
Contab - Qual a expectativa para a chegada do FGTS Digital?
Paula - Estamos com muita expectativa que chegue em março e, também, um pouco temerosos porque houve várias prorrogações. Mas já estamos todos preparados para a funcionalidades.
Fique atento
Profissionais da Contabilidade devem estar atentos às alterações desde já. O MTE alerta para o fato de que as informações do eSocial não estavam sendo utilizadas até o momento para realizar recolhimentos. É possível que alguma configuração de incidência de rubricas ou de bases próprias do FGTS não esteja correta. Portanto, é necessário rever todas as rubricas utilizadas nas folhas de pagamento, assim como as verbas remuneratórias. Todos os débitos com o FGTS mensais e rescisórios que tenham como referência o mês de março/2024 já deverão utilizar o FGTS Digital para recolhimento.
Preste atenção:
FGTS mensal da competência fevereiro/2024: o recolhimento será realizado via Sefip/Caixa, com vencimento até o dia 07/03/2024.
FGTS rescisório de um desligamento que ocorreu em 26/02/2024: o recolhimento será realizado via GRRF/Caixa, com vencimento em 07/03/2024.
FGTS mensal da competência março/2024: o recolhimento será realizado via FGTS Digital, com vencimento no dia 19/04/2024 (sexta-feira).
FGTS rescisório de um desligamento que ocorreu em 04/03/2024: o recolhimento será realizado via FGTS Digital, com vencimento até o dia 14/03/2024.
Tipos de acesso:
Via senha gov.br (selo prata ou ouro)
Certificado digital
Quem pode acessar:
Titular (Meu Perfil)
Responsável Legal pelo CNPJ na base da RFB
Procurador devidamente cadastrado no sistema de procurações do FGTS Digital
MEI e Segurado Especial:
Esses empregadores continuarão a recolher o FGTS juntamente com o DAE mensal gerado pelo eSocial. Apenas o FGTS Rescisório será recolhido pelo FGTS Digital, em substituição à GRRF gerada pelo Conectividade Social.
Empregador doméstico:
Continuará recolhendo o FGTS mensal e rescisório utilizando a guia DAE gerada pelo eSocial. O empregador doméstico utilizará o FGTS Digital futuramente apenas para requerer parcelamentos de débitos do FGTS.
Suporte:
O Ministério do Trabalho e Emprego disponibilizou em seu portal (www.gov.br/trabalho-e-emprego) suporte através de Manual do Usiário, Tutorial para uso da ferramenta e Dúvidas Frequentes.