Pandemia acelera digitalização de negócios

A pandemia do novo coronavírus parece ter vindo para derrubar completamente o muro invisível que separava os negócios ditos tradicionais e os digitais. Com as regras de distanciamento social, todas as empresas se viram diante da necessidade de adotar o trabalho remoto, de criar um novo canal de comunicação com o cliente (completamente virtual) e de garantir que o serviço continue sendo feito com segurança e transparência.

Mesmo com todos esses desafios, especialistas garantem que é possível driblar os efeitos da pandemia e manter os negócios saudáveis. O segredo é saber tirar proveito de tecnologias e ferramentas digitais, e, quem sabe, enxergar novas oportunidades nesse formato de venda ou de prestação de serviços.

É inegável que saíram com certa vantagem as empresas digitalizadas e que têm no seu DNA a inovação. Aquelas mais maduras e maiores - normalmente com estruturas de governança corporativa, responsabilidade social e de gestão de crises sedimentadas - também estavam mais preparadas para encarar uma crise como a que o mundo todo está enfrentando.

A pesquisa Covid-19 - Gerenciamento de Crises e o Papel dos Administradores nas Organizações, realizada pelo Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC), ouviu mais de 200 executivos brasileiros - a maior parte deles de empresas de capital fechado - a fim de entender como os administradores estão lidando com a pandemia e o que eles têm feito para enfrentá-la.

O estudo demonstra que, para 39% dos pesquisados, a empresa não estava preparada para o gerenciamento desta crise. Outros 19% viam sua organização preparada, mas sem um plano estruturado de gerenciamento de crises.

Apenas 9,3% dos entrevistados afirmaram que a companhia estava preparada e possuía um plano estruturado de gerenciamento de crises, enquanto 32,7% enxergavam a empresa parcialmente preparada, havendo a necessidade de aprimorar políticas e procedimentos.

O gerente de Pesquisa e Conteúdo do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC), Luiz Martha, pontua que o objetivo do questionário não foi o de avaliar o nível de governança corporativa dos negócios, mas obter uma fotografia desse momento. "Mesmo assim, podemos especular que empresas com maior robustez financeira, com estruturas políticas e procedimentos mais formalizados, estão lidando melhor com essa crise", destaca.

Nesses casos, normalmente, as empresas são maiores e já estão expostas a mercados internacionais. "Isso lhes dá maior experiência de mundo e do que é estar exposta a situações muito adversas, algo que empresas menores ainda não têm", explica Martha.

Porém os médios e pequenos negócios podem aprender com quem tem mais expertise e sair deste momento desafiador preparados para encarar a nova realidade que se desenha. "A pandemia do novo coronavírus deixou claro que vivemos em um mundo interconectado, que existe uma grande interdependência entre empresas, poder público e sociedade, e que é preciso ser mais ágil e inovador sempre", salienta Martha.

No setor contábil, os escritórios de contabilidade digital são alguns dos que estão conseguindo lidar de uma maneira mais saudável com as medidas de distanciamento social em vigor. Isso porque já trabalham desde a concepção do negócio com a necessidade de utilizar ou desenvolver ferramentas capazes de atender o cliente a distância.

O setor digital já buscava protagonismo na economia desde antes da pandemia do novo coronavírus. Com o agravamento da questão sanitária, as empresas tradicionais tiveram de implementar muito rapidamente ou antecipar os processos e tecnologias que ainda estavam sendo elaborados.

Em meados de março, quando houve o agravamento dos casos confirmados de Covid-19 no Brasil, os escritórios de contabilidade começaram a fechar suas portas, mas não deixaram de atender os clientes. Os serviços contábeis que já vinham rompendo com a dependência do papel e do contato olho no olho tiraram de letra a mudança e podem servir de inspiração para outros negócios. Com expertise no atendimento virtual, alertam que não é simples construir sistemas capazes de dar conta de um serviço 100% digital, mas que também não é impossível.

Para começar, é indicado ter sistemas capazes de garantir a segurança das informações compartilhadas, como senhas criptografadas, digitalização de documentos e arquivamento em nuvem. Também é importante garantir que as ferramentas usadas sejam acessíveis. Por exemplo: não adianta de um dia para o outro exigir que o cliente esteja pronto para digitalizar e compartilhar documentos da sua empresa sem que seja criada uma familiaridade com essas novas tecnologias.

Esse passo pode ser dado de forma simples. "Quando começamos a digitalizar a empresa, utilizamos uma ferramenta gratuita de conversa por vídeo e criamos grupos de projetos com os parceiros para desenhar as melhores maneiras de trabalhar", conta o diretor comercial do Grupo Studio, Kazan Sidharta Nassif Costa. Assim, foi possível pensar tanto o sistema de captura dos documentos quanto no melhor formato de entrega dos trabalhos aos clientes, dentre outros pontos.

Mesmo para as maiores empresas de contabilidade digital do Brasil, o momento trouxe a necessidade de oferecer novos produtos. A Contabilizei, por exemplo, passou a disponibilizar de forma gratuita aos clientes informações e análises das novas medidas editadas pelo governo, detalhamento das linhas de crédito e quais as saídas possíveis para cada caso de acordo com o seu setor. "Para as empresas que ainda não fazem parte do nosso portfólio, também oportunizamos acesso a informações sobre o impacto do novo coronavírus nas organizações através de uma aba específica sobre o assunto no site", destaca Guilherme Soares, VP de Growth da Contabilizei.

Em comum entre os dois negócios, está a capacidade em enxergar oportunidades em momentos de ruptura. Costa comenta que a migração da contabilidade mais cumpridora de obrigações para a chamada contabilidade gerencial já desenha há algum tempo um novo horizonte. Hoje, robôs são os responsáveis por aquilo que até então ocupava a maior parte do tempo de trabalho em um escritório: recebendo documentos, processar e arquivar.

"Isso nos trouxe mais protagonismo ainda, porque liberou o profissional para desenvolver outras aptidões", destaca o diretor comercial do Grupo Studio. Antes, destaca o executivo, as evoluções aconteciam por oportunidade e conveniência, "agora vivemos uma ruptura por necessidade e todos estão desafiados a acompanhar, ou então irão se defasar".

Fundada em 2013 por Vitor Torres e Fabio Bacarin, a Contabilizei, que oferece todos os serviços de um escritório de contabilidade, tem como diferencial ser on-line desde o seu nascimento. Focada em micro e pequenas empresas, a empresa aposta em sistemas ágeis e intuitivos e algo que pode ser bastante paradoxal: a proximidade com o cliente desde a abertura da empresa.

"Na chegada, um contador conversa com o empreendedor por telefone ou como ele preferir, e o ajuda a pensar sobre o modelo de negócio, o melhor regime tributário e tudo mais que quiser saber", diz o VP de Growth da Contabilizei, Guilherme Soares.

Para garantir agilidade e transparência, a empresa exibe, em seu site, informações inclusive sobre o custo de cada plano que oferece. Por atuar em grande escala, Soares diz que é possível prestar serviços com custos mais baixos. Além disso, o executivo destaca que oferecer consultoria para abertura de empresas atrai empreendedores em busca das facilidades do on-line mas que não querem abrir mão de um canal de comunicação com o profissional que o atende.

O Grupo Studio é uma empresa gaúcha da área contábil e fiscal que se expandiu para o mercado nacional pelo modelo de franquia. Os franqueados, espalhados em outras cidades, passam a integrar uma rede e prestam serviço de acordo com as característica da marca. Com o crescimento, veio a necessidade de desenvolver metodologias digitais. "s soluções foram sendo construídas junto com os franqueados e com os clientes, comenta o diretor comercial do Grupo Studio, Kazan Sidharta Nassif Costa.

Essa, inclusive, é a dica que ele dá a quem está começando a buscar soluções para continuar atuando durante a quarentena. "Não chegue com perguntas prontas ou saídas ideais para o negócio. Deixe que ele faça as perguntas, conte os desafios que está tendo de enfrentar e como gostaria de agir perante a crise", salienta. A partir disso é que o contador deve definir sua estratégia de atuação e comunicação.

A empresa em feito transmissões ao vivo sobre diferentes assuntos e usa as redes sociais para interagir com os clientes e captar novos. "Aliás, essa é outra ideia interessante. Às vezes uma firma de contabilidade menor acha que não vale a pena investir em comunicação, mas ela tem ainda mais capacidade de chegar às empresas do seu entorno, da sua cidade no interior", adverte.

O primeiro passo, diz Costa, é saber a que público deseja chegar e fazer conteúdo específico para aquele segmento. "Um exemplo: se você está em uma região com vocação para a produção de vinho pense em como chegar e construir soluções para esse cluster", indica.

A pesquisa Covid-19 - Gerenciamento de Crises e o Papel dos Administradores nas Organizações revela que, para 22% dos respondentes, a crise pode gerar inovação e oportunidade de negócios. Entre os efeitos positivos, citam a revisão de estratégias e processos, adoção de governança, mais investimentos em tecnologia e segurança cibernética, e novas rotinas de trabalho.

O gerente de Pesquisa e Conteúdo do IBGC, Luiz Martha, aponta que muitas dessas mudanças devem seguir após a pandemia. "As empresas têm que repensar que mundo vamos ter, pois certamente ele será outro", prevê Martha.

Para Pedro Melo, diretor geral do IBGC, já é possível observar algumas consequências, como o incremento de investimentos em tecnologia e projetos que antes caminhavam a passos lentos. "São transformações ágeis e, ao mesmo tempo, profundas", afirma Melo.

A pesquisa também revela que muitas organizações passaram a se preparar quanto ao gerenciamento de crises com procedimentos que visem a saúde e a segurança das pessoas. Além disso, cresceu o número de empresas com reserva financeira para suportar a interrupção ou paralisação de suas atividades por mais de 10 dias.