O eSocial e o aumento de imposto através de multas

Sem dúvida hoje pode se dizer que os principais desafios para quem utiliza ou está em processo de implantação do eSocial são a adequação ao que a Lei Trabalhista trata e a necessidade de o negócio ter um controle interno efetivo das políticas de RH. Desde janeiro de 2018, quando o sistema passou efetivamente a valer, inúmeras empresas vêm enfrentando problemas na implantação dessa sistemática. Em razão disso, devem reavaliar seus processos, pois é uma mudança significativa de cultura para a empresa e todos devem estar envolvidos, como setores financeiro, jurídico, TI e inclusive os próprios colaboradores.

Sendo assim, chamamos a atenção para uma necessária profissionalização das Áreas de Recursos Humanos e uma constante atualização do Processo de Pessoal no que tange a sistemas, métodos e procedimentos. A gestão de RH deve estar alinhada com os processos da área de pessoal, desde o início, com o cuidado no recrutamento e na seleção para que o colaborador, já na sua origem, seja admitido no tempo correto, com toda a documentação necessária e as informações completas, além de exame médico admissional e cuidados continuados em todo o seu tempo de vínculo, sem esquecer do processo de desligamento e todas suas formalidades legais.

As empresas que não cumprirem as exigências do eSocial estão sujeitas a receber multas de forma automática, da mesma maneira como atualmente já se tem em outros Speds como a ECF (Escrituração Contábil Fiscal), onde o termo de infração vai automaticamente para a caixa de entrada da empresa, no portal do eCac. Um exemplo, é o não envio do evento de admissão do colaborador um dia antes do seu início, acarretando entre R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado, e podendo dobrar o valor em caso de reincidência.

Podemos citar mais duas falhas comuns, que são: a não comunicação de férias dos colaboradores, que poderá gerar multa de até R$ 170,00, por evento não informado; e, a não informação de alterações cadastrais e contratuais, como, por exemplo, a mudança de horário, que também poderá gerar multa, que tem previsão legal de R$ 600,00.

Assim, seguem algumas dicas para que tudo corra tranquilo no atendimento do eSocial: utilizar os ambientes de testes disponibilizados pelo eSocial; verificar e corrigir as inconsistências cadastrais apontadas; investir em um Sistema de Folha de Pagamento que tenha ferramentas que possam fazer a validação da informação antes do envio, facilitando muito, desta forma, a gestão dos processos internos; eliminar vícios e implantar controles que reduzam descuidos; isso será possível contando com uma equipe de RH treinada e capacitada e ainda com a definição clara dos responsáveis pela implantação dos Sistemas para que o processo seja efetivo; ter um mapeamento dos cargos e funções devidamente alinhado com Cadastro de Ocupação Brasileira (CBO); cuidar a Gestão da folha de pagamento, para que a sua listagem de rubricas esteja devidamente alinhada com as incidências tributarias conforme a disponibilizada pela Receita Federal, pagando ou descontando do colaborador o que for referente ao mês de pagamento.

Além dos cuidados citados, destaca-se a Saúde e a Segurança do Trabalho, que muitas vezes são negligenciados pelas empresas, sem a devida preocupação na confecção dos Laudos Médicos como o PCMSO - Programa de controle Médico de Saúde Ocupacional e o PPRA - Programa de Prevenção de riscos Ambientais, que são obrigatórios em empresas que tenham qualquer número de empregados.

Pode se verificar, porém, que inicialmente o eSocial trará um desconforto a todos, pois as empresas terão de sair de sua zona de conforto e se adaptar às novas sistemáticas. Mas, a longo prazo, pode se esperar grandes benefícios a todos os envolvidos: empresa, empregados e governo.