eSocial entra em operação e exige atenção redobrada das empresas

O eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas) entra em operação na próxima segunda-feira, dia 8, para empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões. Em fase de testes desde o mês de agosto do ano passado, a plataforma concentra a prestação de 15 tipos diferentes de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias ao governo federal - atualmente informadas separadamente.

Em janeiro, entram 13,7 mil empresas, com 15 milhões de trabalhadores, fornecendo dados cadastrais e as tabelas do empregador. Só em março entram os dados dos trabalhadores e os chamados eventos não periódicos, como demissões e afastamentos. As informações da folha de pagamento serão agregadas em maio, havendo ainda outras duas etapas, encerradas com os dados de saúde e segurança do trabalhador em janeiro de 2019.

Julho é o prazo para as demais empresas estarem adaptadas, incluindo as pequenas e os Microempreendedores Individuais (MEIs) com funcionários. Este grupo, que abarca 4 milhões de empreendimentos e totaliza 23 milhões de trabalhadores, é o que mais preocupa, segundo especialistas, por ainda não ter começado a adaptação. Por fim, em janeiro de 2019, entram os órgãos públicos, com oito milhões de funcionários. A diferença é que esses dois últimos grupos vão cumprir as cinco fases de adesão ao eSocial em seis meses, em vez de ao longo de um ano, como acontecerá com as grandes empresas.

A adesão à plataforma será feita em etapas, ou seja, há prazos diferentes para que as empresas entrem em conformidade com o Fisco, de acordo com o faturamento. Especialistas destacam que a maior parte das grandes empresas está pronta para o novo sistema e que a adaptação à ferramenta exige investimento em tecnologia, treinamento e organização dos dados da folha de pagamento. Eles alertam, contudo, que poucas empresas nas categorias de médias e pequenas estão avançando como deveriam para a entrada no eSocial em julho de 2018.

A Receita Federal apresentou os últimos detalhes para a entrada definitiva do eSocial para as empresas. "Com pontos sobre normas e processos esclarecidos, estamos menos apreensivos. A opção pelo processo de transmissão de dados em fases permitirá contemplar tudo aos poucos. A preocupação está no grupo das pequenas e médias, com muito poucas se preparando como deveriam", diz o diretor de Assuntos Legislativos da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis (Fenacon), Antonino Ferreira Neves.

Resultado de uma ação integrada entre Receita Federal, Caixa Econômica Federal, INSS e Ministério do Trabalho, além da participação do Sebrae, o eSocial funcionará como um banco de dados único, reunindo informações de 46 milhões de trabalhadores, de mais de oito milhões de empresas, além de 80 mil escritórios de contabilidade. Dados sobre o número de empregados, demissões e contratações, acidentes de trabalho, guias de recolhimento de FGTS, da Previdência Social e outros estão entre as 15 informações agregadas na plataforma.

Os ajustes, reconhece a Receita, devem ocorrer com frequência, já que a plataforma reúne legislações complexas e dinâmicas. As mudanças provocadas pela reforma trabalhista já estão contempladas no sistema. O governo investiu R$ 100 milhões no desenvolvimento do eSocial, perseguindo a meta de desburocratizar o ambiente de negócios do País. Em paralelo, o sistema trará ainda maior agilidade no cruzamento de dados, permitindo fiscalizar e também autuar as empresas com maior rigor e rapidez.

O advogado Adilson Silva, sócio do Mazars Cabrera, reconhece que o governo deve ser o primeiro beneficiado pela entrada em operação do eSocial para as empresas, enquanto o benefício aos empregadores virá no longo prazo. "O governo vai ser mais beneficiado num primeiro instante, porque poderá autuar as empresas com maior agilidade. Para as empresas, haverá também o risco de receber autuações como resultado do repasse de informações de forma errada. Daí a importância de transmitir os dados de forma criteriosa", alerta Silva.

O advogado reconhece que, no longo prazo, as empresas terão o benefício da maior agilidade na transmissão de todos os dados de forma agregada. Do lado dos trabalhadores, a principal vantagem será, também mais adiante, checar a conduta do empregador no cumprimento de suas obrigações. "O trabalhador poderá acompanhar se a empresa para a qual trabalha está em dia com as obrigações trabalhistas", prevê Silva.

A partir de julho de 2018 as micro e pequenas empresas devem aderir ao eSocial, sistema de registro elaborado pelo governo federal para facilitar a administração de informações relativas aos trabalhadores. Com isso, haverá uma maior transparência no repasse dos dados para a administração federal, o que resultará na redução dos índices de sonegação.

O gestor de Soluções do Sebrae-RS, Saulo Roberto Henrich Morschel, explica que a entidade tem se esforçado para orientar os empreendedores sobre os impactos do eSocial. "Nossa preocupação está em deixar claro que ele precisa se organizar, principalmente com controles de gestão", afirma Morschel.

A partir do início da obrigatoriedade e da efetiva prestação das informações pelas empresas, será possível perceber os efeitos da desburocratização. "O sistema visa reduzir custos e tempo das empresas na hora de executar 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas", destaca Morschel.

O gestor relata que a implantação do eSocial viabilizará garantia aos direitos previdenciários e trabalhistas, racionalizará e simplificará o cumprimento de obrigações. Dessa forma, eliminará a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas, e aprimorará a qualidade das informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias. "A legislação prevê tratamento diferenciado às micro e pequenas empresas, porém ainda não está consolidado como será essa diferenciação", informa.

O projeto eSocial é uma ação conjunta dos seguintes órgãos e entidades do governo federal: Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério do Trabalho (MTB).

Uma das preocupações entre as empresas que terão que aderir ao eSocial são os problemas que podem surgir a partir da entrada em operação do sistema. Na fase de testes, o ambiente de produção foi utilizado por duas mil empresas. Como são em sua maioria grupos fornecedores de soluções tecnológicas ou de assessoria contábil, a Receita Federal afirma que se pode presumir que "quase a totalidade dos contribuintes obrigados na primeira etapa já estão realizando testes no ambiente do eSocial".

A Receita diz, ainda, que os resultados são satisfatórios. Do outro lado do balcão, as reclamações persistem. "É um sistema mais complexo. Ainda há dúvidas sobre como classificar alguns eventos, preencher alguns campos. Empresas temem fornecer dados incompletos ou com erro e, com isso, receberem uma autuação", diz o advogado Carlos Eduardo Vianna Cardoso, do escritório Siqueira Castro.

O advogado Adilson Silva, sócio do Mazars Cabrera, lembra que o operação do eSocial foi postergada diversas vezes devido à complexidade do sistema, a falhas registradas e também a queixas das empresas, mas que já houve aperfeiçoamento. Cabrera destaca, ainda, que é preciso adequar processos internos para usar a plataforma.

A Piraquê, fabricante carioca da área de alimentos, está entre as companhias que aderem ao eSocial neste mês. Alexandre Colombo, diretor de marketing do grupo, confirma que a adaptação ao sistema exigiu ajustes. "Foi trabalhoso ajustar cargos internamente para que fiquem claros aos parâmetros de classificação do eSocial. Houve adaptações de processos internos pelas mudanças em TI, contratação de profissionais para ajudar no treinamento para o uso da nova plataforma", explica Colombo, destacando que a Piraquê já gastou perto de R$ 150 mil nesse movimento.

A necessidade de investimento pode ser um entrave à adaptação das empresas menores, alerta Silva. Segundo o advogado, para ter uma ferramenta atualizada na gestão da folha de pagamento, é preciso investir entre R$ 10 mil e R$ 40 mil. "Além disso, o preparo para entrar no eSocial é como um serviço extra, já que a empresa já está dedicada aos processos atuais em seu dia a dia. Na crise, a empresa tem um custo para manter um funcionário. Quando precisa fazer um investimento, esse custo sobe", aponta.

Levantamento feito pelo Sindicato das Empresas de Contabilidade e de Assessoramento do Estado de São Paulo (Sescon-SP) no início de dezembro junto a 800 empresários do segmento mostrou que mais de 70% das organizações de médio e pequeno porte não estão prontas para o eSocial. E que só 7% concluíram as adaptações necessárias para entrar no sistema, em julho.

Isso não impediu, contudo, que perto de 360 empresas tenham pedido à Receita entrada antecipada na plataforma, solicitação permitida entre 4 e 20 de dezembro às organizações com faturamento anual inferior a R$ 78 milhões. Dessas, até o dia 19, um grupo de 30 pediu cancelamento da antecipação, diz o diretor de Assuntos Legislativos da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis (Fenacon), Antonino Ferreira Neves, que também integra o grupo de trabalho do eSocial.

O eSocial não exige o uso de uma ferramenta específica. A empresa pode usar diferentes programas de gestão administrativa, desde que eles estejam adaptados a comunicar os dados de acordo com os ajustes pedidos pelo sistema do governo. No caso das pequenas empresas, entrará no ar, até julho, um módulo para internet do eSocial, segundo o Sebrae. Ele vai permitir preencher os dados on-line, sem gerar custos para o empreendedor.